Selama ini anda merasa kesulitan untuk menuliskan nama dan alamat tujuan surat undangan yang akan anda kirimkan. Namun pada Microsoft Word 2007 terdapat fasilitas menu yang dapat memudahkan anda dalam pemberian nama dan alamat tujuan tersebut. Fasilitas tersebut adalah menu Mailings, yang terdapat banyak pilihan bagi anda untuk membuat sesuatu. Pilihan tersebut diantaranya pembuatan surat, amplop, label, dll. Suatu pengerjaan dengan format sama tetapi tujuan pemberian yang berbeda.
Sekarang ini saya akan membahas bagaimana cara pembuatan surat undangan dengan format sama tetapi tujuan pemberian yang berbeda.
1. Pada lembar kerja microsoft word 2007, pilih menu mailings.
2. Klik Start mailing merge | pilih step by step mail merge wizard. Akan muncul kotak dialog pada sisi kanan jendela word.
Gambar 1 Pilihan pembuatan tipe dokumen
3. Pilih letters untuk tipe dokumen yang akan dibuat. Kemudian klik Next untuk memulai pembuatan dokumen.
4. Akan tampil kotak dialog untuk pemilihan penggunaan dokumen yang dipakai.
Gambar 2 Pemilihan penggunaan dokumen
Kemudin klik next untuk langkah selanjutnya. Yakni pemilihan penerima atau recipients.
5. Setelah tampil kotak dialog select recipients, pilih type a new list untuk membuat daftar penerima tujuan baru.
Gambar 3 Pembuatan penerima tujuan
6. Kemudian klik Crate untuk membuat daftar penerima tujuan.
Gambar 4 Pembuatan daftar baru penerima tujuan
Tapi, sebelum menuliskan identitas penerima hapus seluruh kolom untuk membuat kolom pengisian yang baru.
Gambar 5 Kolom identitas yang dibutuhkan
Kemudian buat kolom yang baru dengan mengklik add. Setelah tampil kotak dialog add field. Tuliskan nama field yang diinginkan. Tambah banyakya field sesuai kebutuhan.
Gambar 6 Penambahan field
Kemudian klik OK jika sudah sesuai.
Gambar 7 Hasil pembuatan field baru
7. Dan selanjutnya isikan data-data sesuai dengan kolom field yang sudah ada. Bila kolom yang tersedia kurang, maka klik new entry untuk menambahkan kolom. Kemudian klok OK. Maka data yang diisikan tersebut akan tersimpan. Kemudian klik next untuk menulis surat yang akan dibuat. Dan letakkan data dalam field tersebut pada tempat yang disesuaikan.
Gambar 8 Pemasukan field kelembar kerja
8. Kemudian klik next untuk melihat surat dengan data tujuan yang telah di masukkan.
9. Atau dapat mengklik menu Preview Results pada toolbar Preview Results.
Gambar 9 Hasil dari pemasukan field pada lembar kerja
10. Dan berikut adalah hasil keseluruhan dari pembuatan surat undangan dengan format sama dengan tujuan berbeda. Dan tanpa harus mengopi atau menulis berulang kali sesuai tujuan surat, tapi cukup dengan menggunakan menu Mailings.
Gambar 10 Hasil dari seluruh pembuatan mail merge